Etat civil consulaire

Vous trouverez ce que vous devez savoir sur l’état civil concernant les Français nés ou résidant à l’étranger et le Service central d’état civil (Nantes) compétent pour tous les évènements d’état civil survenus à l’étranger sur le site :
site du Service Central d’Etat civil à Nantes

Où s’adresser ?
Au Service central d’état civil pour :
- la délivrance de copies ou d’extraits des actes détenus par le Service central, pour les Français nés l’étranger, et les Français mariés ou décédés à l’étranger, établis ou transcrits dans un consulat depuis plus d’un an ;
- la délivrance du duplicata d’un livret de famille pour des Français mariés à l’étranger ou parents naturels.
(pour les formalités, voir le site indiqué ci-dessus)
- le divorce rendu en Pologne (les Français résidant en France)

A la section consulaire de l’Ambassade de France à Varsovie pour :
- tout ce qui concerne l’état civil en raison du mariage, du divorce pour les Français résidant en Pologne, de la naissance et du décès de Français survenus dans la circonscription consulaire de Varsovie ;
- la délivrance de copies et d’extraits d’actes relatifs aux évènements d’état civil précités ;
- la publication des bans avant le mariage en Pologne ;
- les reconnaissances d’enfants naturels avant ou après la naissance.

IMPORTANT : toutes les formalités d’état civil, y compris la délivrance de copies et d’extraits, sont gratuites excepté les légalisations de documents et de traductions.

VOS DÉMARCHES

En vue d’une démarche que vous envisagez de faire auprès du consulat, il est conseillé de prendre connaissance des informations suivantes qui intéressent les personnes résidant en Pologne.

Seuls le chef de poste et l’officier de l’état-civil par délégation du chef de poste sont investi des fonctions d’officier de l’état civil dans sa circonscription, les consuls honoraires ne disposant d’aucune attribution en la matière d’état civil.

La section consulaire de l’Ambassade tient les registres de l’état civil et est autorisée par les autorités polonaises à dresser les actes de mariage, de naissance et de décès des ressortissants français.

Une fois l’acte établi par l’officier de l’état civil polonais compétent, celui-ci peut être ensuite transcrit sur les registres du consulat.

Aucun délai n’est fixé pour la transcription d’un acte. Mais l’intérêt des administrés est de le faire sans tarder. En effet, même en cas de retour en France, c’est à la section consulaire de Varsovie qu’il faudra vous adresser pour effectuer la transcription d’un acte établi devant les autorités locales dans la circonscription consulaire.

Les démarches courantes vous concernant, vous et votre famille sont :
- la naissance d’un enfant d’un parent français au moins
- publication des bans - mariage célébré localement, en Pologne
- transcription - mariage célébré localement
- le divorce rendu localement
- le décès

N.B. : les actes de l’état civil dressés en Pologne sont dispensés de légalisation. Ils peuvent être présentés en la forme au consulat sans nécessiter de traduction (copie intégrale en original).

DÉLIVRANCE DE COPIES OU D’EXTRAITS D’ACTES D’ÉTAT CIVIL

Pour obtenir des copies ou extraits d’actes d’état civil enregistrés à la section consulaire de l’Ambassade de France à Varsovie, vous devez produire :

Une demande écrite, datée et signée en précisant, d’une part, vos nom, prénoms, date et lieu de naissance, les date et lieu exacts de l’évènement correspondant s’il s’agit d’une demande d’acte de mariage, ainsi que les nom et prénoms usuels de vos parents ou des parents de la personne que l’acte concerne.

- Une photocopie de votre passeport ou de votre carte nationale d’identité.

Pour des actes établis ou transcrits dans un autre consulat, vous devez vous adresser au Service central d’état civil en ligne ou par courrier (11 rue de la Maison blanche, 44941 NANTES CEDEX 9, France).

N.B. : la délivrance ne peut être effectuée qu’à l’intention de la personne concernée par l’acte et, sur justificatif du lien de parenté, des ses ascendants ou descendants directs.

LA NAISSANCE D’UN ENFANT D’AU MOINS UN PARENT FRANÇAIS

La naissance de votre enfant doit être déclarée devant l’officier de l’état civil local qui dressera un acte qu’il vous remettra. Si l’enfant est français du fait de l’un au moins de ses deux parents, il est de son intérêt comme du vôtre de demander la transcription de l’acte dans les registres du consulat de France de la circonscription consulaire où il est né.

La transcription peut être demandée par correspondance. Elle peut intervenir à tout moment puisqu’aucun délai n’est fixé pour le faire.

Néanmoins, lorsque le premier enfant commun français est né à l’étranger, les parents disposent d’un délai de trois ans à compter de sa naissance pour demander à l’officier de l’état civil consulaire compétent la transcription de l’acte de naissance étranger, s’ils désirent en même temps faire une déclaration conjointe de choix de nom.

Par contre, le délai de 30 jours à partir de la date de naissance, est fixé pour que l’acte de naissance puisse être dressé dans les registres consulaires (production de l’acte polonais en copie intégrale est obligatoire).

Les formalités relatives à la déclaration de reconnaissance et de naissance (acte dressé) s’effectuent exclusivement sur rendez-vous.

Cette formalité vous permettra ensuite d’obtenir l’inscription de l’enfant sur votre livret de famille, ainsi que la délivrance de copies et d’extraits d’actes de naissance de l’enfant.

Constitution du dossier.

Les pièces à fournir sont les suivantes.

- Un formulaire de transcription :

Word - 37.5 ko
Transcription acte naissance mineur
Word - 50 ko
Transcription acte naissance majeur

- La copie intégrale (odpis zupelny) originale de l’acte de naissance.
S’il y a lieu, la copie de l’acte de reconnaissance maternelle ou paternelle (en Pologne - procès-verbal de reconnaissance paternelle)

Word - 50 ko
Transcription acte reconnaissance mineur
Word - 47 ko
Transcription acte reconnaissance majeur

- Le livret de famille des parents mariés ou célibataires,
ou la copie des actes de naissance pour des parents non mariés. Selon le cas :

  • copie intégrale de l’acte de naissance du ou des parents français
  • copie intégrale de l’acte de naissance du parent polonais
  • actes établis par une autre autorité que française ou polonaise. Selon le pays d’origine, les copies et extraits de ces actes sont soit dispensés de l’obligation de légalisation, soit soumis à cette formalité ou, encore, à celle de l’apostille. L’autorité compétente est celle du pays émetteur (N.B. : le consulat peut être éventuellement consulté au sujet de la procédure applicable).
    Si l’acte n’a été rédigé ni en français ni en polonais, il devra être accompagné d’une traduction, en français de préférence ou à défaut en polonais, légalisée ou apostillée par les autorités compétentes dans le pays d’origine. S’il s’agit d’un acte dispensé de l’obligation de légalisation, la légalisation de la traduction n’en est pas moins obligatoire.
    Sont admises également les traductions effectuées par une représentation diplomatique ou consulaire en Pologne ou par un traducteur connu figurant sur la liste diffusée par la section consulaire à Varsovie sur le site Internet (voir la rubrique « vie pratique » sur le même site).

- La preuve de la nationalité française de l’un des parents : inscription au registre des Français établis hors de France sous réserve de la présentation des documents prouvant la nationalité, (carte nationale d’identité, si elle est en cours de validité). À défaut de ces pièces, si le parent est né français, un extrait avec filiation de l’acte de naissance ou le livret de famille de ses parents. S’il n’était pas français à sa naissance, un justificatif permettant d’attester de sa nationalité française, tel que l’ampliation du décret de naturalisation, la déclaration acquisitive enregistrée de nationalité française, une copie intégrale de l’acte de naissance français établi par le SCEC, un certificat de nationalité.

N.B. :
- le formulaire "demande de transcription" n’est fourni que pour la transcription de l’acte. Il n’est pas présenté pour l’acte de naissance dressé en présence du déclarant ;
- l’heure de la naissance est portée dans l’acte dressé sur la déclaration des père/mère de l’enfant. Le carnet de santé polonais ou un certificat médical peuvent être présentés à cet effet.

ATTRIBUTION DU NOM DE FAMILLE DE L’ENFANT - REGLES DE DEVOLUTION DU NOM

Le nouveau régime issu de la loi n°2002-304 du 4 mars 2002, modifiée par la loi n°2003-516 du 18 juin 2003, relatif aux règles de dévolution du nom, est entrée en vigueur le 1er janvier 2005. Les règles de dévolution du nom de famille et celles qui régissent le changement de nom de l’enfant né hors mariage en sont profondément modifiées.

Cas des enfants nés avant le 1er janvier 2005 :

L’enfant porte le nom du père ou de celui des parents qui l’a reconnu en premier lieu.

Cas des enfants nés à partir du 1er janvier 2005 :

L’article 311-21 du code civil reconnaît aux père et mère le droit de choisir le nom de leur enfant entre le nom du père, le nom de la mère ou leurs deux noms séparés par un espace (x y), dans l’ordre que ceux-ci précisent et si les deux filiations ont été établies simultanément.

La procédure est la suivante :
- Une déclaration conjointe de choix de nom est remise aux parents au moment de la déclaration de naissance de leur enfant. Vous pouvez la télécharger en cliquant sur cette icône :

Word - 44.5 ko
Déclaration de choix de nom

- Cette déclaration concerne la naissance du premier enfant commun du couple né à compter du 1er janvier 2005.
- Si les parents veulent bénéficier de cette procédure, ils ont 3 ans à compter de la naissance de leur premier enfant pour demander la transcription de l’acte de naissance étranger.
- Si la déclaration a lieu après les 3 ans de l’enfant, ce dernier portera obligatoirement le nom du père ou de celui des parents qui l’a reconnu en premier lieu.
- Le nom choisi pour le 1er enfant commun vaut pour les autres enfants communs à naître de ce couple.
- Le choix de nom est irrévocable.
- En l’absence de déclaration conjointe, l’enfant prend le nom du père ou de celui des parents qui l’a reconnu en premier lieu.

Liste des pièces à fournir pour un choix de nom :
- La déclaration de choix de nom signée des deux parents
- La photocopie du passeport ou de la carte d’identité de chacun des parents.

En vertu de l’article 311-24-1 nouveau du code civil, lors d’une transcription d’acte de naissance, doit être dévolu le nom tel qu’il ressort de l’acte de naissance localement établi.

Word - 37.5 ko
Déclaration

Pièces à produire :
- le formulaire ci-dessus signé des deux parents
- la photocopie du passeport ou de la carte d’identité de chacun des parents

Toutefois, les parents peuvent expressément demander à ce que l’enfant porte un nom conformément aux articles 311-21 ou 311-22 du code civil selon le cas (voir les informations relatives à la déclaration de choix de nom ainsi que le formulaire).

PUBLICATION DES BANS - MARIAGE CÉLÉBRÉ EN POLOGNE

Loi n°2006-1376 du 14 novembre 2006 relative au contrôle de la validité des mariages

Le Ministère des Affaires Etrangères souhaite attirer l’attention des Français désireux de contracter mariage à l’étranger sur la loi n° 2006-1376 du 14 novembre 2006, relative au contrôle de la validité des mariages, dont les dispositions entreront en vigueur le 1er mars 2007.
La loi concerne les mariages qui seront célébrés à compter du 1er mars 2007. Elle renforce l’obligation d’obtenir des autorités consulaires françaises un certificat de capacité à mariage, préalablement à l’union matrimoniale, si les époux envisagent de se marier devant les autorités étrangères. En conséquence, les Français désirant se marier à compter du 1er mars 2007 sont encouragés à prendre contact dès maintenant avec l’officier d’état civil du poste diplomatique ou consulaire français, compétent territorialement au regard du lieu du mariage, qui leur remettra le certificat.
La délivrance de ce certificat est liée à la constitution d’un dossier administratif, à l’audition des époux, si elle s’avère nécessaire, et à la publication obligatoire des bans.
L’obtention du certificat de capacité à mariage facilitera les formalités de transcription ultérieure de l’acte du mariage étranger dans les registres de l’état civil français, la nouvelle loi renforçant le rôle de cette transcription qui est désormais obligatoire pour que le mariage d’un Français, célébré par une autorité étrangère, soit opposable aux tiers en France. L’acte transcrit devient en effet nécessaire pour que les conjoints puissent se prévaloir de leur qualité d’époux, en France, tant envers les administrations qu’envers les personnes autres qu’eux-mêmes et leurs enfants.
Le Ministère des Affaires Etrangères invite donc les ressortissants français, désireux de se marier à l’étranger, à se présenter à l’Ambassade ou au Consulat, compétent en raison du lieu du mariage :
· avant le mariage, afin de satisfaire aux formalités de publication des bans ;
· après le mariage, dans le but de demander la transcription de l’acte de mariage sur les registres d’état civil consulaire français.

Constitution du dossier

1. Diverses formalités doivent être accomplies avant la célébration de votre union, afin que celle-ci soit reconnue comme valable par les autorités françaises. Conformément à l’article 171-2 du code civil, vous devez solliciter des services consulaires la délivrance d’un certificat de capacité à mariage.

Ce document vous sera remis après publication des bans et vérification du respect des conditions de fond prévues par le droit français. A cette fin, vous m’adresserez
les documents dont la liste figure en annexe.

Après réception des pièces nécessaires à la constitution du dossier de mariage
et après, le cas échéant, vous avoir entendus, cette ambassade (ce consulat) publiera
les bans dans ses locaux. Si le domicile ou la résidence du ou des futurs conjoints français n’est pas situé(e) dans le ressort de la circonscription consulaire, les bans devront également être publiés par la mairie (ou ambassade ou consulat) du domicile
ou de la résidence.

Un délai de dix jours est prévu pour l’affichage des bans. Si aucune opposition au projet de mariage n’a été formée, le certificat de capacité à mariage pourra être délivré. Il convient d’ajouter au temps d’affichage les délais de transmission de la réquisition de publication de mariage au lieu du domicile du futur conjoint français (mairie, poste français à l’étranger), soit à prévoir au total 6 à 8 semaines avant de pouvoir disposer du certificat de capacité à mariage (15 jours pour un ressortissant français ayant sa résidence officielle en Pologne, inscrit au registre des Français établis hors de France de cette ambassade.
Le certificat de capacité à mariage est remis aux autorités locales si elles souhaitent vérifier la capacité matrimoniale du conjoint français. Le document est établi en langue française, il incombe donc aux futurs conjoints de le faire traduire par un traducteur assermenté.

2. Il convient de rappeler que tout mariage sans comparution personnelle
qui pourrait être admis par les autorités locales, ne sera pas considéré comme valable en France.

En conséquence, un ressortissant français doit être présent lors de la célébration
de l’union. Il ne peut contracter valablement mariage si lui-même ou son conjoint étranger est déjà engagé dans les liens d’une précédente union.

3. Le certificat de capacité à mariage facilitera la transcription ultérieure de l’acte de mariage, qui vous permettra de vous prévaloir de votre qualité d’époux auprès des tiers en France et d’obtenir notamment un livret de famille.

DOCUMENTS A FOURNIR AU MOMENT DU DEPOT DE LA DEMANDE DE CERTIFICAT DE CAPACITE A MARIAGE, au moins 6 semaines avant le dépôt du certificat de capacité à mariage au service de l’état civil polonais :

1. RENSEIGNEMENTS RELATIFS A CHACUN DES FUTURS CONJOINTS :

Word - 50.5 ko
Annexe mariage 1

2. RENSEIGNEMENTS COMMUNS AUX FUTURS CONJOINTS :

Word - 49.5 ko
Annexe mariage 2

3. ACTE DE NAISSANCE en original :

a/ français - un extrait d’acte de naissance avec filiation (une copie integrale sera également acceptée), comportant toutes mentions (mariage, divorce...), délivré au cours des trois derniers mois par un officier de l’état civil français (mairie, Service Central d’Etat Civil à Nantes), accompagné, en cas de veuvage, d’un acte de décès du conjoint ;

b/ polonais - une copie intégrale (ODPIS ZUPELNY AKTU URODZENIA), sans traduction, délivrée au cours de six derniers mois, accompagnée, le cas échéant, d’une copie intégrale de l’acte de mariage de la précédente union avec mention de divorce ou d’une copie intégrale de l’acte de décès du conjoint ;

c) autre - une copie intégrale (ou un extrait avec filiation) délivrée au cours de six derniers mois, dûment traduite et, si la loi le prévoit, légalisée, accompagnée le cas échéant d’un acte du précédent mariage, d’un acte de décès du conjoint (traduits et légalisés) et, dans la mesure du possible, d’une photocopie du certificat de capacité à mariage.

Le point de départ du délai de validité de l’acte d’état civil s’apprécie au jour du dépôt du dossier.

4. JUSTIFICATIF DE NATIONALITE FRANÇAISE (par exemple : photocopie de la carte nationale d’identité en cours de validité, acte de naissance portant mention de nationalité, certificat de nationalité française, ampliation du décret de naturalisation, déclaration d’acquisition de la nationalité française).
La personne possédant la double nationalité présente en plus une photocopie de sa carte d’identité ou de son passeport étrangers.

5. JUSTIFICATIF DE L’IDENTITE des futurs conjoints au moyen d’un document officiel portant photographie (en photocopie).

6. JUSTIFICATIF DU DOMICILE ou de la résidence (p.ex. titre de propriété, certificat d’imposition ou de non-imposition, quittance de loyer, d’assurance pour le logement, de gaz, d’électricité ou de téléphone,… Pour les Français domiciliés à l’étranger : certificat d’inscription au registre des Français établis hors de France et de résidence. (Pour les ressortissants polonais : « zaświadczenie o zameldowaniu », carte d’identité si l’adresse est toujours actuelle, facture d’électricité, de gaz...) ;

PIECES EXIGEES pour le(s) futur(s) conjoints français mineur(s) ou majeur(s) protégé(s) :

7. DISPENSE DU PROCUREUR DE LA REPUBLIQUE DE NANTES ET CONSENTEMENT DES PARENTS pour le(s) futur(s) conjoints mineur(s) ;

8. AUTORISATION DU CURATEUR pour les majeurs en curatelle ou AUTORISATION DU JUGE DES TUTELLES pour les majeurs en tutelle ou en curatelle ;

9. AVIS MEDICAL pour les majeurs en tutelle.

La certificat de capacité à mariage doit être délivré à tout Français, même double national.
Le dossier de mariage peut être envoyé par la poste. Le dossier transmis par voie électronique ne sera pas accepté.
Les formalités sont entreprises une fois le dossier complet.
La présence conjointe des intéressés peut s’avérer indispensable, soit le jour du dépôt du dossier de mariage ou de la délivrance du certificat de capacité à mariage, soit au moment de la demande de transcription de l’acte de mariage. La visite s’effectue sur convocation à l’ambassade.
Le certificat de capacité à mariage est délivré en mains propres du titulaire ou lui envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception, éventuellement remis/transmis à une tierce personne mandatée à cette fin par l’intéressé.
Les documents constituant le dossier de mariage ne sont pas restitués aux intéressés.
Il appartient aux futurs conjoints de s’adresser aux autorités locales compétentes pour tout renseignement relatif à la célébration de leur union.

TRANSCRIPTION - MARIAGE CÉLÉBRÉ EN POLOGNE

La transcription peut intervenir à tout moment puisque aucun délai n’est fixé pour le faire.

Constitution du dossier

Les pièces à fournir sont les suivantes :

Dans tous les cas :

- Un formulaire de demande de transcription :

Word - 66 ko
Demande de transcription d’acte de mariage

- La copie intégrale de l’acte de mariage polonais, en original, sans traduction (ODPIS ZUPELNY AKTU MALZENSTWA). La copie abrégée (ODPIS SKROCONY, ODPIS SKROCONY MIEDZYNARODOWY) ne peut pas servir de base à la transcription.

- l’extrait d’acte de naissance avec filiation du conjoint français, comportant toutes mentions (la copie intégrale sera aussi acceptée), qui ne doit pas dater de plus de trois mois.

Les personnes qui n’ont pas accompli des formalités relatives à la délivrance du certificat de capacité à mariage, fournissent les documents nécessaires pour la constitution du dossier de mariage (voir : "Publication des bans"), sauf formulaires et justificatifs du domicile. Le conjoint français est tenu de justifier qu’il possédait la nationalité française à la date du mariage.

- le cas échéant, les copies intégrales, en original, des actes de naissance/reconnaissance des enfants nés avant ou après le mariage de leurs parents, accompagnées des demandes de transcription ;

- le livret de famille s’il a été délivré suite à la naissance du premier enfant commun ;

- en cas d’un contrat de mariage passé devant un notaire français ou polonais avant mariage, respectivement :

  • l’original d’un certificat établi par un notaire français (de même pour un écrit désignant la loi applicable),
  • l’expédition du contrat accompagnée d’une traduction, les deux documents revêtus de l’apostille (Ministère des affaires étrangères polonais).

L’HOMOLOGATION D’UN JUGEMENT DE DIVORCE

À l’étranger, le divorce doit être demandé conformément aux règles françaises qui reconnaissent la compétence de la loi qui a été appliquée à la célébration du mariage (N.B. : toutefois les articles 14 et 15 du code civil reconnaissent à tout ressortissant français le droit de revendiquer la compétence du juge français pour prononcer le divorce, quel que soit le lieu où a été célébré le mariage).

Lorsque le divorce a été prononcé à l’étranger et qu’il est définitif, il faut qu’il puisse produire ses effets en France. Pour qu’il en soit ainsi, il vous revient d’effectuer deux démarches auprès des juridictions françaises compétentes :
- une demande pour que soit portée une mention du divorce étranger en marge des actes de l’état civil vous concernant :

Word - 31.5 ko
Divorce - acte mis à jour

- une demande d’exequatur (N.B. : décision d’un juge français reconnaissant qu’un jugement étranger peut être mis à exécution en France même s’il n’a pas été rendu par une juridiction française) pour que le jugement devienne exécutoire en France, notamment en ce qui concerne la garde des enfants, le partage des biens communs ou le versement d’une pension alimentaire.

Sur les procédures à suivre, veuillez consulter le site du Service Central d’Etat civil à Nantes : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/services-aux-citoyens/etat-civil-et-nationalite-francaise/etat-civil/

LE DÉCÈS

La transcription du décès d’un Français survenu dans la circonscription consulaire de Varsovie peut être demandée par correspondance. Elle peut intervenir à tout moment puisqu’aucun délai n’est fixé pour le faire.

Constitution du dossier

- Un formulaire de demande de transcription :

Word - 47.5 ko
Transcription acte décès

- La copie intégrale (original) de l’acte de décès.

- Le livret de famille de la personne défunte.

- La copie intégrale le l’acte de naissance de la personne défunte.

- La preuve de la nationalité française de la personne défunte : carte nationale d’identité.
À défaut de cette pièce, si le défunt est né français, un extrait avec filiation de son acte de naissance, ou le livret de famille de ses parents. S’il n’était pas français à sa naissance, un justificatif permettant d’attester de sa nationalité, tel que l’ampliation du décret de naturalisation, la déclaration acquisitive enregistrée de nationalité française, un certificat de nationalité, un acte de naissance délivré par le Service Central de l’Etat-Civil à Nantes.

RECONNAISSANCE D’UN ENFANT ET ADOPTION

Pour les reconnaissances d’enfants hors mariage et les adoptions, qui ont des effets sur votre état civil, il convient de prendre rendez-vous avec le service de l’état civil du consulat général qui vous guidera personnellement dans les démarches à accomplir pour régulariser votre situation.

La reconnaissance d’un enfant est un acte juridique qui ne peut être accompli que par la mère et/ou par le père. Elle établit la filiation depuis la naissance et si nécessaire avant. Si elle n’est pas faite dans l’acte de naissance, elle peut revêtir la forme d’un acte d’état civil, ou d’un acte notarié.

Pour cette formalité, il est recommandé de vous munir des pièces suivantes avant de prendre rendez-vous avec le service de l’état civil :

Copie intégrale des actes de naissance des parents.

- Passeport du parent étranger.

- Preuve d’adresse récente

- Preuve de la nationalité du parent français : carte nationale d’identité, par exemple.

- Lettre manuscrite, datée et signée de la mère confirmant que le père de son enfant est la personne qui fait la reconnaissance.

- Pour un enfant déjà né : l’acte de naissance original en copie intégrale de l’enfant avec filiation.

CHANGEMENT DE NOM

Pour en savoir plus

Dernière modification : 22/03/2017

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